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Stuttgarter Straßenbahnen AG

Vorstandsprotokoll- und  Aufgabenverwaltung

Die averi Protokoll- und  Aufgabenverwaltung verbindet die beiden Welten Lotus Notes und Microsoft Office zu einem System, das die Stärken von Lotus Notes nutzt, ohne auf die komfortable und gewohnte Umgebung der Microsoft Office Produkte verzichten zu müssen.

Vor der Entwicklung des Produkts haben wir eine Umfrage in über 100 Unternehmen (vorwiegend große AGs und GmbHs) durchgeführt, um ein möglichst detailliertes Bild der Prozesse rund um das Sitzungsmanagement zu erhalten. Diese Erkenntnisse wurden komplett in unserem Produkt umgesetzt.

Das System besteht aus folgenden Modulen:

Protokoll- und TOP-Verwaltung

  • Automatische Generierung der Worddokumente für vorläufige Tagesordnung, Protokoll, endgültige Tagesordnung und Verteilerlisten
  • Automatisches Speichern der Worddokumente in Notes
  • Automatisches Generieren der TOPs und deren Inhalt aus dem Word Protokoll und Speichern in Notes
  • Automatische Versenden von "Zur-Kenntnis"-Nachrichten an die entsprechenden Personen
  • Historie zu den zuletzt gespeicherten Protokollen und Tagesordnungen
  • Einfache Archivierung und damit Revisionssicherheit

Aufgabenverwaltung

  • Automatische Generierung der Aufgaben auf Basis des Word Protokolls
  • Verwaltung des Aufgabenfortschritts
  • Automatische Benachrichtigung der Verantwortlichen für eine Aufgabe per E-Mail
  • Automatische Benachrichtigung der Koordinatoren bei Verzögerungen

Recherchemodul

  • Stichwortsuche in allen verwalteten Protokollen und TOPs
  • Automatische Zusammenfassung der gewünschten Recherchedokumente zu einem neuen Dokument
  • Einsatz des Systems im mobilen Betrieb (unterwegs auf einem Laptop)

Der Nutzen für Sie:

  • Arbeits- und fehleranfällige Vorgänge werden von vielen Stunden auf wenige Minuten reduziert
  • Information zum aktuellen Status wichtiger Aufgaben sind immer im Zugriff (auch unterwegs)
  • Zusammenfassungen zu beliebigen Themen innerhalb weniger Sekunden
  • Vollständige Integration von Word in Notes (ohne den Umweg über Anhänge)